Dalam industri pelayaran, Buku Pelaut adalah dokumen esensial yang tidak hanya berfungsi sebagai identitas resmi, tetapi juga mencerminkan pengalaman dan keterampilan seorang pelaut. Dokumen ini menjadi persyaratan utama yang memungkinkan pelaut untuk beroperasi di aneka perairan, baik nasional maupun internasional, serta memastikan bahwa semua pihak terkait mematuhi standar keselamatan dan kualifikasi yang telah ditentukan secara global.
Melalui pengantar ini, kami ingin mengajak Anda untuk lebih memahami pentingnya Buku Pelaut, proses pembuatannya, dan berbagai aspek terkait pemeliharaan serta pembaruan dokumen tersebut. Panduan yang akan disajikan bertujuan untuk memberikan pelaut dan calon pelaut informasi yang lengkap dan praktis, sehingga mereka dapat lebih mudah memenuhi persyaratan untuk memperoleh dan memperpanjang Buku Pelaut. Di samping itu, panduan ini juga diharapkan menjadi sumber daya yang bermanfaat bagi semua pemangku kepentingan di industri maritim agar dapat memahami dan menerapkan prosedur terkait Buku Pelaut dengan efisien dan efektif.
Mari kita awali eksplorasi kita mengenai Buku Pelaut.
Definisi Buku Pelaut
Apa itu Buku Pelaut ?
Buku Pelaut adalah dokumen identifikasi yang diterbitkan oleh otoritas maritim untuk membuktikan identitas dan status pelaut sebagai tenaga kerja di atas kapal. Buku Pelaut sangat penting karena berfungsi sebagai bukti kompetensi dan kualifikasi profesional, serta memenuhi standar internasional yang memungkinkan pelaut untuk bekerja di seluruh dunia. Buku Pelaut, yang juga dikenal sebagai Seaman’s Book, merupakan dokumen resmi negara yang berbentuk buku dan dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Perhubungan Laut. Setiap individu yang bekerja sebagai awak kapal di kapal niaga dengan ukuran 35 GT atau lebih, di kapal motor dengan ukuran 105 GT atau lebih, atau di kapal tradisional maupun kapal perikanan dengan panjang minimal 12 meter diwajibkan memiliki Buku Pelaut.
Fungsi Utama Buku Pelaut
Buku pelaut memiliki beberapa fungsi utama yang sangat penting bagi pelaut dalam menjalankan tugas dan karir mereka di bidang maritim. Pertama, identifikasi pelaut merupakan aspek krusial yang memungkinkan otoritas pelabuhan dan pihak berwenang lainnya untuk dengan mudah memverifikasi identitas pelaut. Informasi yang tercantum, seperti nama lengkap, tanggal lahir, foto terkini, dan tanda tangan, memberikan keabsahan yang diperlukan bagi pelaut selama aktivitas mereka di laut.
Selanjutnya, catatan pengalaman kerja berfungsi sebagai bukti dokumentasi atas perjalanan karir pelaut di berbagai jenis kapal. Catatan ini mencakup informasi mendetail tentang nama kapal, durasi pelayaran, dan posisi yang dipegang, yang dapat digunakan untuk menunjukkan kemampuan dan pengalaman kerjanya. Informasi ini tidak hanya penting untuk kredibilitas pelaut, tetapi juga bisa menjadi pertimbangan dalam mendapatkan pekerjaan baru atau promosi.
Buku Pelaut juga mencakup bukti kualifikasi dan pelatihan yang telah diikuti pelaut. Pelatihan ini meliputi aspek keselamatan, manajemen krisis, serta keterampilan teknis yang menjadi syarat utama agar pelaut dapat menjalankan tugasnya dengan aman dan efisien. Dokumen ini berfungsi sebagai referensi bagi perusahaan pelayaran untuk mengetahui kapasitas dan keterampilan yang dimiliki oleh pelaut.
Buku pelaut berperan penting dalam membantu pelaut memenuhi regulasi internasional yang ditetapkan dalam konvensi seperti STCW. Mematuhi standar pelatihan, sertifikasi, dan pengawasan yang ditetapkan oleh konvensi ini sangat penting untuk menjamin keselamatan operasi pelayaran serta perlindungan lingkungan maritim. Dengan kata lain, buku ini bukan hanya sekadar dokumen, tetapi juga alat penting yang mendukung profesi pelaut di berbagai aspek operasional dan regulatory.
Persyaratan dan Pengajuan
Apa saja syarat untuk mengajukan Buku Pelaut?
Syarat untuk mengajukan Buku Pelaut mencakup beberapa aspek penting yang harus dipenuhi oleh calon pelaut. Pertama, calon pelaut harus menyelesaikan pelatihan dan mendapatkan sertifikasi BST (Basic Safety Training) yang sesuai dengan ketentuan STCW 1978. Ini pendidikan di sekolah pelayaran yang terakreditasi dan pelatihan khusus dalam dasar keselamatan, keamanan pribadi, kesehatan dasar, serta pencegahan dan penanggulangan kebakaran. Pelatihan ini bertujuan untuk mempersiapkan pelaut agar mampu menghadapi situasi darurat dan menjalankan tugas-tugas mereka dengan aman.
Selanjutnya, calon pelaut perlu mendapatkan Kode Pelaut. Kode ini adalah identitas unik yang terdiri dari 10 digit pertama dari nomor sertifikat pelaut, yang berfungsi sebagai alat identifikasi dalam berbagai administrasi dan dokumen legal. Kode Pelaut ini didapatkan setelah menyelesaikan pelatihan dan sertifikasi.
Terakhir, pemeriksaan kesehatan menjadi syarat yang tidak kalah penting. Calon pelaut harus menjalani pemeriksaan kesehatan untuk memastikan bahwa mereka berada dalam kondisi fisik dan mental yang prima. Hal ini sangat krusial mengingat pekerjaan di laut sering kali menghadapi tantangan yang berat dan membutuhkan stamina yang baik, serta kesiapan mental untuk menghadapi situasi yang tidak terduga. Semua syarat ini bertujuan untuk menjamin keselamatan dan efektivitas operasional dalam industri kelautan.
Dokumen apa saja yang dibutuhkan untuk membuat Buku Pelaut?
Untuk pengajuan Buku Pelaut, terdapat beberapa dokumen penting yang perlu dipersiapkan. Di antaranya adalah:
- Surat permohonan: Dokumen resmi yang menyatakan niat untuk mengajukan permohonan Buku Pelaut.
Surat permohonan harus dilampiri dengan:
- Surat pernyataan belum pernah memiliki buku pelaut: Pernyataan resmi yang menegaskan bahwa pemohon belum pernah memiliki Buku Pelaut sebelumnya, untuk menghindari duplikasi.
- Fotokopi ijazah : Salinan dokumen pendidikan yang membuktikan bahwa pemohon telah menyelesaikan pendidikan baik umum ataupun sebagai pelaut.
- Fotokopi sertifikat keahlian pelaut dan/atau sertifikat keterampilan pelaut: Salinan dokumen yang menunjukkan kompetensi dan keahlian pemohon dalam bidang pelayaran.
- Surat keterangan kesehatan dari dokter rumah sakit yang direkomendasikan: Dokumen yang menyatakan bahwa pemohon dalam kondisi kesehatan yang baik dan layak untuk bekerja sebagai pelaut.
- Surat keterangan Catatan Kepolisian (SKCK): Dokumen yang menunjukkan bahwa pemohon tidak memiliki catatan kriminal dan diizinkan untuk bekerja di sektor terkait.
- Fotokopi akte kelahiran/surat kenal lahir/kartu tanda penduduk (KTP): Dokumen identitas yang sah yang membuktikan identitas dan usia pemohon.
- Pas foto ukuran 5×5 dan 3×4 masing-masing 3 lembar: Foto terbaru pemohon yang digunakan sebagai bagian dari dokumen aplikasi.
- Surat pengantar praktek bagi taruna/taruni yang akan praktek: Dokumen tersebut diperlukan bagi pelajar pelaut yang sedang menjalani praktek untuk menunjukkan dukungan dari institusi pendidikan.
Langkah Langkah Pengajuan
Untuk mengajukan buku pelaut dapat dilakukan di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP), atau mengakses situs resmi yang telah disediakan, yaitu dokumenpelaut.dephub.go.id. Di sana, Anda akan menemukan prosedur untuk melakukan permohonan secara online.
Proses ini merupakan bagian dari layanan yang ditawarkan melalui Microsite Hubla yang dikelola oleh Kementerian Perhubungan. Dengan mengikuti prosedur ini, Anda dapat mempercepat proses pengajuan buku pelaut yang diperlukan untuk keperluan pelayaran Anda. Pastikan semua dokumen yang diperlukan telah lengkap agar permohonan dapat diproses dengan cepat.
Untuk Pendaftaran di Kantor KSOP Anda bisa langsung ke bagian loket pendaftaran dan ikuti instruksi dari petugas pendaftaran, untuk permohonan secara online berikut adalah Langkah langkahnya:
Registrasi Online
Registrasi: Jika belum memiliki akun, silahkan klik tombol “Register”. Setelah itu, Andaharus mengisi beberapa informasi pribadi yang diperlukan, di antaranya adalah Kode Pelaut, alamat email, nomor telepon, username, dan password. Kode ini adalah identitas unik yang terdiri dari 10 digit pertama dari nomor sertifikat pelaut. Informasi yang diminta ini penting untuk memastikan bahwa akun yang dibuat adalah unik dan aman, serta untuk mempermudah komunikasi antara platform dan pengguna melalui email dan nomor telepon yang diberikan.
Verifikasi Email: Setelah Anda mendaftar, langkah berikutnya yang perlu dilakukan adalah memeriksa email yang Anda gunakan saat pendaftaran. Pada email tersebut, Anda akan menemukan pesan yang berisi instruksi untuk mengonfirmasi akun Anda. Penting untuk membuka email tersebut dan mengikuti petunjuk yang diberikan, biasanya dengan mengeklik tautan yang disediakan dalam email. Proses ini diperlukan agar akun Anda dapat diaktifkan dan digunakan sepenuhnya. Jika Anda tidak menerima email konfirmasi, pastikan untuk memeriksa folder spam atau kotak masuk lainnya, karena terkadang email tersebut bisa saja terfilter.
Login: Akses kembali halaman portal buku pelaut setelah telah menyelesaikan proses verifikasi email. Ini adalah langkah penting sebelum melanjutkan ke proses berikutnya, yang melibatkan pengisian informasi tambahan atau akses ke fitur tertentu dalam portal. Verifikasi email biasanya dilakukan untuk memastikan bahwa alamat email yang diberikan adalah valid dan untuk meningkatkan keamanan akun pengguna. Setelah login, pengguna dapat melanjutkan dengan langkah-langkah yang diperlukan dalam portal.
Pengajuan Permohonan
Buat Permohonan: Setelah Anda berhasil melakukan login ke portal Buku Pelaut, Anda akan diarahkan ke halaman utama yang disebut Dashboard Online Buku Pelaut. Di dalam dashboard ini, Anda akan melihat berbagai menu dan opsi yang tersedia untuk memudahkan proses pengajuan permohonan.
Untuk memulai permohonan Buku Pelaut, Anda perlu mengakses bagian yang disebut “Permohonan”. Di sana, Anda akan menemukan beberapa pilihan terkait dokumen dan layanan yang tersedia. Pilih opsi “Buku Pelaut” untuk melanjutkan proses pengajuan. Setelah itu, terdapat tombol yang bertuliskan “Buat Permohonan” yang dapat Anda klik untuk memulai pengisian formulir permohonan yang diperlukan. Pastikan semua informasi yang diminta diisi dengan lengkap dan benar agar proses permohonan dapat berjalan lancar.
Mengisi Formulir: Mengisi formulir aplikasi Buku Pelaut adalah langkah penting setelah Anda berhasil login ke sistem. Pertama, Anda harus mengakses formulir aplikasi yang disediakan. Formulir ini harus diisi dengan informasi yang lengkap dan akurat, termasuk data pribadi, pengalaman, dan kualifikasi yang relevan. Jangan lupa untuk mengunggah semua dokumen yang diperlukan, seperti foto identitas, sertifikat pelatihan, dan dokumen lain yang relevan yang mendukung aplikasi Anda.
Sebelum mengirimkan formulir, sangat penting untuk memeriksa kembali semua informasi yang telah diisi serta dokumen yang diunggah. Pastikan bahwa tidak ada kesalahan pengetikan dan semua dokumen dalam format yang dapat dibaca dan tidak rusak. Jika ada dokumen yang tidak jelas atau sulit dibaca, hal ini bisa mempengaruhi proses aplikasi Anda. Dengan demikian, pastikan semua dokumen dan informasi yang diunggah sudah sesuai dan lengkap untuk meningkatkan kemungkinan diterimanya aplikasi Anda.
Pilihan Lokasi Verifikasi Dokumen: Portal akan memberikan pilihan lokasi dimana Anda bisa melakukan verifikasi dokumen. Lokasi ini adalah kantor Kantor Syahbandar atau tempat lain yang ditunjuk. Saat ini penerbitan Buku Pelaut dilakukan di 38 UPT (Unit Pelayanan Terpadu) yaitu Kantor Syahbandar di Indonesia. Selain di 38 lokasi tersebut, pengurusan dan penerbitan Buku Pelaut dapat juga dilakukan di Kantor Atase Perhubungan Singapura, Kantor Atase Perhubungan Tokyo, Kantor Atase Perhubungan Malaysia dan Kantor Pusat Kementerian Perhubungan sehingga totalnya berjumlah 42 lokasi. Pilih lokasi yang paling mudah diakses bagi Anda.
Pengguna disarankan untuk memilih lokasi yang paling dekat dan mudah dijangkau untuk kelancaran proses verifikasi dokumen mereka. Hal ini penting agar proses penerbitan Buku Pelaut dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.
Konfirmasi Lokasi: Setelah Anda memilih tempat yang akan Anda datangi, langkah selanjutnya adalah mengonfirmasi pilihan tersebut melalui portal yang telah disediakan. Proses konfirmasi ini sangat penting karena memastikan bahwa tempat yang Anda pilih telah siap untuk menerima kedatangan Anda. Hal ini berkaitan dengan proses verifikasi yang akan dilakukan, sehingga semua persiapan dapat berjalan lancar dan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Konfirmasi ini juga dapat membantu menghindari kesalahan atau masalah yang mungkin terjadi jika tempat tidak siap. Pastikan Anda mengikuti semua instruksi yang ada di portal untuk memastikan segala sesuatunya berjalan dengan baik.
Print Nomor Pendaftaran dan Jadwal: Setelah Anda mengajukan permohonan, langkah berikutnya adalah mencetak Nomor Pendaftaran yang telah diberikan. Nomor ini penting untuk proses selanjutnya, karena akan menjadi tanda pengenal dokumen permohonan Anda. Selain itu, Anda juga harus mencetak surat permohonan buku pelaut yang telah diisi. Setelah semua dokumen siap, pastikan untuk menghadiri jadwal verifikasi yang telah ditentukan. Ini merupakan tahap penting dalam proses pengajuan, di mana petugas akan memeriksa dan memastikan semua informasi yang Anda berikan sudah benar dan lengkap. Jika semua langkah ini dilalui dengan baik, Anda akan mendapatkan buku pelaut yang Anda ajukan. Pastikan untuk mematuhi semua instruksi dan jadwal yang telah diatur.
Waktu verifikasi merupakan tahapan penting dalam proses penerbitan Buku Pelaut. Verifikasi dokumen biasanya dilakukan 2 hari setelah permohonan diajukan untuk memberikan cukup waktu bagi pelaut dalam menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan. Dengan penjadwalan ini, pelaut dapat memastikan semua berkas telah lengkap dan sesuai dengan yang diminta.
Persiapan dokumen adalah langkah krusial yang harus diperhatikan oleh pelaut. Berbagai dokumen seperti identifikasi pribadi, sertifikat pelatihan yang relevan, Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK), surat kesehatan, serta dokumen pendukung lainnya harus dikumpulkan dan diperiksa kembali sebelum hari verifikasi. Kesiapan dokumen akan mempengaruhi kelancaran proses verifikasi.
Hadir tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan adalah hal yang sangat penting. Keterlambatan atau ketidak hadiran pada waktu yang dijadwalkan bisa mengakibatkan penundaan dalam proses penerbitan Buku Pelaut, sehingga pelaut harus memprioritaskan kehadiran mereka agar proses dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan.
Proses Verifikasi dan Pembayaran
Verifikasi
Proses Verifikasi dan Pembayaran adalah langkah-langkah yang harus dilalui untuk memperoleh Buku Pelaut. Pertama, pada tahap Verifikasi Dokumen, individu yang melakukan permohonan diharuskan membawa berbagai dokumen penting ke lokasi yang telah ditetapkan. Dokumen tersebut mencakup KTP sebagai identitas diri, sertifikat pelatihan seperti Basic Safety Training (BST) yang menunjukkan bahwa pemohon telah mengikuti pelatihan diperlukan, Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) untuk menunjukkan integritas pemohon, surat keterangan kesehatan untuk memastikan bahwa pemohon layak secara fisik, serta bukti pendaftaran online yang menunjukkan bahwa pemohon telah melakukan langkah awal dalam proses ini. Inspeksi mendetail dilakukan oleh petugas untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan dokumen yang diserahkan.
Selanjutnya, selama sesi verifikasi, diadakan juga pengambilan foto. Foto ini akan digunakan sebagai identifikasi visual dalam Buku Pelaut. Penting untuk diingat bahwa foto yang diambil harus memenuhi standar tertentu, yang biasanya mencakup penggunaan pakaian formal, seperti kemeja putih dan dasi hitam.
Setelah proses verifikasi selesai dan dokumen dinyatakan valid, pemohon akan menerima Kode Billing Tagihan Pembayaran melalui email. Kode billing ini merupakan tanda bahwa pemohon harus menyelesaikan pembayaran untuk biaya pembuatan Buku Pelaut. Kode billing ini hanya berlaku selama satu bulan, setelah itu, jika tidak ada pembayaran yang dilakukan, permohonan akan dibatalkan secara otomatis.
Jika pemohon belum melakukan pembayaran dan sudah melewati batas tanggal pembayaran, mereka dapat menggunakan fitur “Permintaan Ulang Kode Billing” yang ada di portal pendaftaran. Ini memungkinkan pemohon untuk mendapatkan kode billing yang baru agar mereka dapat menyelesaikan proses pembayaran dan mendapatkan Buku Pelaut yang diinginkan.
Biaya
Biaya pembuatan atau penggantian Buku Pelaut ditetapkan sebesar Rp 100.000,- dan ada beberapa metode pembayaran yang dapat digunakan, yaitu melalui ATM, bank, kantor pos, atau mobile banking. Proses pembayaran harus dilakukan sesuai dengan jumlah yang ditentukan dan setelah melakukan transaksi, penting untuk menyimpan bukti pembayaran sebagai dokumentasi.
Setelah pembayaran dilakukan, calon pemegang Buku Pelaut diharuskan membawa bukti pembayaran ke Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP) untuk verifikasi oleh petugas. Verifikasi ini merupakan langkah penting dalam proses penerbitan atau penggantian Buku Pelaut.
Selain itu, teks ini juga mencakup prosedur untuk perpanjangan Buku Pelaut dengan biaya yang lebih murah, yaitu Rp 10.000,-, yang juga dapat dibayarkan melalui berbagai saluran yang sama. Metode pembayaran untuk perpanjangan sama dengan pembuatan atau penggantian, sehingga memberikan kemudahan bagi para pelaut dalam memenuhi persyaratan administrasi dokumen penting ini.
Bagaimana Jika Buku Pelaut Hilang atau Rusak?
Apabila Buku Pelaut hilang atau mengalami kerusakan disarankan untuk segera menghubungi otoritas maritim terdekat, yaitu Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP). Penting untuk membuat laporan kehilangan yang mendetail, di mana beberapa otoritas mungkin juga meminta laporan polisi sebagai bukti untuk memperkuat klaim kehilangan.
Ketika melaporkan kehilangan atau kerusakan, pelaut harus siap memberikan informasi yang relevan, seperti waktu dan cara Buku Pelaut tersebut hilang atau rusak, serta identitas pribadi untuk memastikan proses berjalan lancar.
Selanjutnya, proses untuk penggantian Buku Pelaut mengikuti prosedur yang sama seperti pembuatan buku pelaut baru. Informasi mengenai pengajuan dokumen, biaya yang terkait dengan penggantian, serta hal-hal lainnya dapat diakses melalui portal resmi Buku Pelaut, yang memudahkan pelaut dalam melaksanakan proses tersebut secara efektif dan efisien.
